差し込み印刷の「名簿」を利用する：Word基本講座

更新:2026/9/1;作成:2015/1/27

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• ここでは差し込み印刷の「名簿」を使う例を書いてみます。
  例として、案内文書の宛先名に名前を差し込みます。

1. 差し込み文書 タブの[差し込み印刷の開始]→[名簿]を選択します。
   名簿のアイコンがオンになります。その他には何も変化は見られません。
   
2. 差し込み文書 タブの[宛先の選択]から「既存のリストを使用」を選択します。
   
3. 差し込むデータを指定します。
   ここでは、Excelで作成した「ダミー名簿」というファイルを選択しました。
   
   • このファイルは下図のようなダミーのデータファイルです。
     
4. データファイルの形式の確認では既定の「OLE DBデータベースファイル」としました。
   
5. 「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
   
6. 差し込み文書 タブの[差し込みフィールドの挿入]→[氏名]を選択して、フィールドを挿入します。
   
7. ここでは、下図のような文書にフィールドは「氏名」だけを配置しました。
   
8. 差し込み状態を確認するため、[結果のプレビュー]をクリックしてオンにします。
   
9. データが差し込まれたのが確認できます。
   
   
10. [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を選択します。
    
11. 新規文書へ差し込むデータのレコードを指定します。
    ここでは「すべて」を選択しています。
    
12. 「ディレクトリ1」というファイルにデータが差し込まれた状態で文書が作成されました。
    名前を付けて保存します。印刷はこのファイルを開いてから実行します。
    • 「レター」では1ページに差し込まれるデータは1個でしたが、「名簿」では1ページに印刷可能なだけのデータが印刷できるようになります。
    

• なお、「名簿」で作成した差込データは「文書の印刷」からは実行できません。
  1. [完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択します。
     
  2. 新規文書へ差し込むデータのレコードを指定します。
     ここでは「すべて」を選択しています。
     
  3. 「差し込み印刷で作成したカタログは、電子メール、FAX、またはプリンターに直接送ることはできません。」と表示されます。
     印刷を行うには上記の手順9以降の[個々のドキュメントの編集]から新しい文書を作成して、その文書を印刷することになります。
     

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