条件に一致したデータを差し込み印刷したい：Word基本講座

Wordで条件と一致したデータだけを差し込み印刷する例です。
ここでは、Skip Record If　を利用する方法と、アドレス帳の編集で行う方法について書いています。

更新:2026/9/4;作成:2014/8/20

使用するExcelのデータについて	Skip Record If　を利用する
アドレス帳の編集でデータを絞り込む

使用するExcelのデータについて　　　　　 Topへ

ここでは、下図のように横書きのはがきの例で説明します。
フィールドの「氏名」と「生年月日」を文書に挿入します。
なお、生年月日をExcelのデータと同じ表示形式(和暦)で表示したいと思います。
- 「生年月日」は期待したようになっているのかを確認するために設置しました。
  データファイル形式が「OLE DBデータベースファイル」では表示形式は　月/日/年　となります。

Wordのオプションの設定を確認します。
1. [ファイル]タブをクリックしてバックステージビューを表示します。
2. [オプション]を選択して、「Wordのオプション」を表示します。
  [詳細設定]で「文書を開くときにファイル形式の変換を確認する」にチェックを入れます。
データファイル形式を「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」を選択します。
1. [宛先の選択]→[既存のリストを使用]を選択します。
2. ファイルを選択すると、データファイル形式の確認画面が表示されます。
  すべて表示にチェックを入れます。
  データファイル形式を「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」を選択します。
  
  ↓
  [OK]ボタンをクリックします。
3. フィールドを「差し込みフィールドの挿入]から下図のように配置しました。

<<氏名>>の前にカーソルを表示します。
[差し込み文書]タブの [ルール]→[Skip Record If (条件によりレコードをスキップ)をクリックします。
フィールド名で「誕生月」、比較で「等しくない」を選択して、比較対象に「9」を入力しています。
- スキップする条件を設定するので、「誕生月」が「9」と「等しくない」データはスキップする・・・という条件設定にしてあります。
  印刷は9月のデータを印刷したいのですが、設定する条件は反対の条件を設定していることにご注意ください。
Skip Record If　フィールドが挿入されました。
- [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを表示すると、｛ SKIPIF { MERGEFEIELD 誕生月 } <> 9 } となっているのを確認することができます。
  [Alt]+[F9]を押して、フィールドコードを非表示にします。
期待した結果が得られるかを確認してみます。
差し込み文書タブの [完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を実行します。
「すべて」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
誕生月が「9」のデータが新しい文書に作成されました。

[結果のプレビュー]では期待した結果が表示されませんので、ご注意ください。
- 下図のように[結果のプレビュー]をクリックしてオンにした状態では期待した表示になりません。
[文書の印刷]でプリンターに差し込むことは可能です。
- 下図のように、差し込み文書タブの [完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行します。
  
  ↓
  期待したデータがプリンターで印刷されます。