差し込み印刷で請求書のように複数レコードや合計を表示したい：Word基本講座

Wordで請求書を作成したいと思います。データはExcelで作成したものを使って、Wordの差し込み印刷の機能を利用します。

更新:2026/9/4;作成:2014/8/14

使用するExcelのデータについて	差し込み印刷で請求書を作成する
差し込み状態を確認する	1ページに2組のデータを差し込む

使用するExcelのデータについて　　　　　 Topへ

ここではExcelで作成した出荷データリストを使って、Wordで差し込み印刷をしてみます。
基本的な部分が分かればよいと思いますので、非常にシンプルなデータにしています。
列見出しはすべて印刷に使用したいので、印刷に関係ない列を作成しています。ここではD列の「ダミー」というところになります。
- ダミー列のデータは何でもよいので、1と2の数値を入れてみました
ここで、ポイントとなるのは、Wordの差込印刷でページを区切る位置をどのようにしてWordに教えてやるか?・・・ということになります。
簡単なのは、データの区切り部分に空白行を入れることです。
手動で入れるのは面倒ですので、集計機能を利用します。
ここでは「納入先」ごとに差し込み印刷をします。

データリスト内を選択して、「データ」タブのアウトライングループの[小計]を実行します。
グループに基準を「納入先」とします。(印刷の区分としたいフィールドをここに設定します)
集計方法は「データの個数」とし、集計するフィールドは「ダミー」としました。
区切りたい部分に小計行が入りました。印刷に関係ないダミーの箇所に集計結果が表示されています。
印刷したい「商品名」と「数量」は空欄になっています。
総合計の行は不要なので、削除します。

差し込み印刷で請求書を作成する　　　　　 Topへ

ここでは、シンプルに納入先と商品名と数量だけの請求書としています。

[差し込み文書]タブの[宛先の選択]→[既存のリストを使用]を実行します。
作成していたExcelのファイルを選択して、[開く]ボタンをクリックします。
データファイル形式で「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」を使用したいので、設定を確認します。
- [ファイル]タブをクリックしてバックステージビューを表示します。
- [オプション]を選択して、「Wordのオプション」を表示します。
  [詳細設定]で「文書を開くときにファイル形式の変換を確認する」にチェックを入ってイルのを確認します。
ファイルを選択すると、データファイル形式の確認画面が表示されます。
すべて表示にチェックを入れます。
データファイル形式を「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」を選択します。

↓
[OK]ボタンをクリックします。
フィールドを「差し込みフィールドの挿入]から[納入先]をクリックします。
「納入先」フィールドが挿入されました。
データの表示部分を作成します。ここでは表にしてみました。
2行目に「商品名」と「数量」のフィールドを挿入します。
3行目には[ルール]→[Next Record If (条件により次のレコード)]をクリックします。
次のレコードを表示する際の条件を設定します。
ここではフィールドに「商品名」、比較に「等しくない」を選択して、比較対象に"" と入力します。
- 次のデータの商品名フィールドが空欄「""」と等しくないときはデータを表示する　という設定になります。
  商品名フィールドが空欄のところまでが一つのまとまりとなります。
- なお、ここでは「商品名」フィールドで条件を設定していますが、「数量」を使っても同じように設定することができます。
  空白のセルで区切りとしているので、空白(空欄)のセルがあるフィールドで設定をすることになります。
<<Next Record If >> が挿入されました。
この後ろに「商品名」フィールドを挿入します。
3行目のフィールドをコピーして、6行目まで貼り付けます。
数量の列は　数量のフィールドをコピーして貼り付けます。
最下行の右のセルにカーソルを表示します。
表ツールの[テーブルレイアウト]タブを選択して、[計算式]をクリックします。
計算式に　=SUM(B2:B7) と入力します。表示形式は　#,##0 を選択しました。
- 表の位置はExcelと同じように列はA,B,C・・・、行は1,2,3・・・と数えます。
下図のように作成しました。
数量の列は右揃えにします。

データファイル形式を「Microsoft Excel ワークシート DDE (*.xls)」ではなく、「OLE DBデータベースファイル」を選択した場合は数値がうまく表示されません。
そのような場合はフィールドコードを修正します。

書式を整えます。
ここでは、数量の表示形式を桁区切り(カンマ区切り)にするため、フィールドコードを編集します。
[Alt]+[F9]でフィールドコードを表示します。
下図のように　{ MERGEFIELD 数量 \# #,##0 }　と編集します。このセルのフィールドコードをコピーして、下のセルに上書きします。
数量のセルを右揃えにします。
[Alt]+[F9]でフィールドコードを非表示にします。

差し込み印刷時の表示に関する問題が生じた場合は、以下のリンク先をご覧ください。

差し込み状態を確認する　　　　　 Topへ

差し込み印刷の状態を確認します。

[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]をクリックしてオンにします。
データが差し込まれたのを確認することができます。
ただし、先頭のレコードを変更すると、最初に差し込むデータの位置が変わるのでこの画面では確認することはできません。
[個々のドキュメントの編集]を実行すると、新しい文書にデータが差し込まれて、次のデータが確認できます。
[完了と差し込み]→[個々のドキュメントの編集]を実行すると、新しい文書にデータが差し込まれます。
「すべて」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
期待したようにデータが差し込まれているのを確認することができました。