Excel(エクセル)基本講座：入力規則の使い方

セルへの入力値を制限したり、リストから選択して入力する機能が入力規則です。
- 「入力規制」と書かれる方がおられますが、Excelでは「入力規則」という名称になります。
セル選択時に日本語入力モードを変えたり出来るなど多くの機能があります。

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設定方法	同一シートのリストを使う	別シートのリストを使う	リストを切り替えて使う
リスト範囲を自動でのばす	日本語入力をオンにする	重複データの入力防止	リストが表示されない
入力規則で無効なデータを入力可能にする (エラーメッセージを表示しない)		無効な値を調べる	入力規則の解除方法

入力規則　　　　　　　　　　　　 Topへ

キーボードでのエクセルへの入力は良く間違うものです。(エクセルではセルを選択した状態でキーを押すと上書で入力されます)
入力される値があらかじめ決まっている場合には、異なる値が入力されないように入力値を制限することができます。
【注意】入力規則を設定しても以下の方法で無効な値を入力できてしまいます。 (無効な値を調べる方法)
1. 他のセルの値をコピーして形式を選択して貼り付けで「値」を貼付ける。
  - なお、単にコピー→貼付けだとコピー元と同じ設定になり、入力規則も消えてしまいます。
2. 計算式を入力する。
  - 最初に入力した計算結果が入力規則に合致しない時は正常に機能が働くが、以降に合致しない値となっても機能は働かず不正な値が入力されてしまう。
3. マクロで値を入力する。

【設定例】月数の入力欄に1月から12月の「1～12の整数値」しか入力できないように入力規則を設定します。
1. 設定するセルを選択します。
2. メニューバーの[データ]→[入力規則]を選択します。
3. [設定]タブを選択します。
  - 「入力値の種類」で「整数」を選択します。
    　※　【すべての値】は入力規則がない状態です。入力規則の解除に使います。
  - 「データ」で「次の値の間」を選択します。
  - 最小値に「1」、最大値に「12」を入力しました。
4. これで、1～12以外の値が入力できないようになりました。
  ただし、セルを選択してもドロップダウンリストは表示されません。ドロップダウンリストから選択するには同一シートのリストを使うを参照してください。
  - 条件を満たさない値を入力するとメッセージが表示され、条件を満たした値を入力するように促します。
  - これではどのような値を入力すればよいのか分からないので、「入力時のメッセージの設定」や「エラーメッセージの設定」を組み合わせて利用します。
入力規則の解除
1. 入力規則の設定範囲が分かっている場合。
  1. セル範囲を選択して、[データ]→[入力規則]の[設定]タブで[すべてクリア]ボタンをクリックして、入力値の種類を「すべての値」にします。
  2. セル範囲を選択して、[編集]→[クリア]→[すべて]を選択します。
2. 入力規則の設定範囲が一部しか分からない場合、同じ入力規則だけをクリアしたい場合。
  1. 入力規則が設定されたセル1つを選択して、[データ]→[入力規則]の[設定]タブで「同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する」にチェックを入れて、「すべてクリア]ボタンをクリックします。
3. どこに入力規則を設定しているか分からない場合。
  1. [編集]→[ジャンプ]で[セルの選択]ボタンをクリックします。
    「データの入力規則」にチェックを入れ、「すべて」にチェックを入れ実行します。
  2. 入力規則が設定されているセルが選択されるので、以降は上のA～Bを実行します。

入力時メッセージの設定

作成したシートを他人に使用してもらう場合、入力時にメッセージを表示して、入力するデータを指示することができます。
1. 【入力時メッセージ】タブを選択します。
  - 『セルの選択時にメッセージを表示する』にチェックが付いているのを確認します。
  - 『タイトル』『メッセージ』に適当な語句を入力します。
    (入力する人に分かるような言葉を入力します）
2. 【OK】ボタンをクリックします。
3. 入力規則を設定したセルを選択すると下図のように表示されます。
【おまけ】表示されるメッセージの位置が邪魔になるなら、ドラッグして動かすことができます。

エラーメッセージの設定

データの入力時になにげなく「13」としてしまいました。すると、【入力した値は正しくありません。】とのメッセージが出ます。

これで、【ピ～ン】とくればよいのですが、分かりにくい場合、エラーメッセージを変えることができます。
1. メニューバーの【データ】→【入力規則】を選択し、【エラーメッセージ】タブを選択します。
2. 【タイトル】と【エラーメッセージ】欄に、表示したい言葉を入力します。
3. すると、エラーメッセージが入力した言葉に変わります。

入力規則で設定した値以外も入力可能にするには？

入力規則で入力値に制限をかけているものの、それ以外の値も入力できるようにしたい場合があります。
「エラーメッセージ」タブの「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外します。

日本語入力の設定

セルに入力する文字種が決まっている場合に、入力時にIMEの【入力モード】を変更することができます。

【ひらがな】を選択しておけば、日本語文字を入力するセルで、わざわざIMEの入力モードを【ひらがな】にしなくても、自動で変わります。

入力規則　【リスト】同一シート　　　　　　　 Topへ

ドロップダウンリストから選択するため、入力の間違いが少なくなります。
入力する字句を覚えておく必要が無くなります。

値を入力する場合

この方法を使えば、入力するデータのリストを作成しておく必要がありません。
1. 設定するセルを選択します。
2. メニューバーの[データ]→[入力規則]を選択します。
  - 「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
  - 「元の値」に「1,2,3,4,・・・10,11,12」と入力します。

セル範囲で指定する場合

あらかじめ同じシート内に入力するデータのリストを作成しておく必要があります。
1. 設定するセルを選択します。
2. メニューバーの[データ]→[入力規則]を選択します。
  - 「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
  - 「元の値」にあらかじめ「1,2,3,4,・・・10,11,12」と入力されているセル範囲を指定します。

入力規則を設定したセルを選択する / 入力規則の設定をすべて変更する

入力規則を設定したはいいけれど、どこに設定をしたか分らなくなった時、入力規則を設定したセルを捜す方法です。
1. メニューバーの[編集]→[ジャンプ]を選択します。
2. [セル選択]ボタンをクリックし、『データの入力規則』と　『すべて』にチェックを入れて[OK]ボタンをクリックします。
  すると、入力規則が設定されているセルを選択できます。
3. 同じ入力規則を設定したセルを選択する場合は、『同じ入力規則』にチェックを入れます。

入力規則の変更

入力規則を変更するとき、同じ入力規則を設定したセル全てを変更する方法です。
1. 変更する入力規則を設定したセルを選択し、[データ]→[入力規則]の「設定」タブを選択します。
2. 下の方の『同じ入力規則が設定されたすべてのセルに変更を適用する』にチェックを入れます。

入力規則2　【リスト2】別のシート　　　　　　　 Topへ

別シートのリストを入力値とするには、名前の定義を利用する方法やINDIRECT関数を利用する方法があります。

名前の定義を利用する

リスト範囲に名前を定義すると、別シートのリストが利用できます。
別のシートのリストに名前を付けておき、【元の値】に名前を指定します。
【設定例】　Sheet2のB2:B13に『1月、2月・・・11月、12月』のリストが入力されています。
1. Sheet2のB2:B13を選択し[名前ボックス]をクリックして、『月数』と入力し、[Enter]キーを押します。
  名前が定義されました。
2. Sheet1のA1セルをクリックしてアクティブにします。
3. メニューバーの[データ]→[入力規則]を選択します。
  1. 「設定」タブの「入力値の種類」で『リスト』を選択します。
    「元の値」の欄に「=月数」と入力します。
    - (注)「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているのを確認してください。
      チェックが入っていいないとドロップダウンリストは表示されません。
  2. または、「元の値」の入力欄をクリックし、[F3]キーを押します。『月数』を選択し、[OK]ボタンをクリックします。
4. Sheet1のA1セルに入力規則が設定され、ドロップダウンリストから選択して入力できるようになります。

INDIRECT関数を使う　　　　Topへ

別シートにリストがある場合、元の値に「=Sheet2!B2:B13」のように「Sheet2!」と別シートを指定することができません。
- 元の値に「=Sheet2!B2:B13」と書いた場合・・・
- 他のワークシートへの参照はできないと警告されます。
元の値にINDIRECT関数を利用して「=INDIRECT("Sheet2!B2:B13")」とすると、別のシートを参照できます。

入力規則3　【リスト3】　リストの切り替え　　　　　 Topへ

入力規則で【リスト1】で選択した項目によって【リスト2】の選択値を変える方法です。
- 【例】品名のA2セルで「パソコン」「プリンタ」のいずれかを選択するようにします。
  A2セルで「パソコン」を選択したら、B2セルでは「デスクトップ」「ノート」が選択でき、
  「プリンタ」を選択したら、B2セルでは「インクジェット」「レーザー」が選択できるようにします。

リストとなる部分に名前を定義します。
1. セル範囲A6:B6を選択し、名前ボックスに「品名」と入力します。
  セル範囲A7:A8を選択し、名前ボックスに「パソコン」と入力します。
  セル範囲B7:B8を選択し、名前ボックスに「プリンタ」と入力します。
2. セル範囲A6:B6を選択し、名前ボックスに「品名」と入力します。
  セル範囲A6:B8を選択し、[挿入]→[名前]→[作成]を選択します。
  『上端行』にチェックを付けて、[OK]ボタンをクリックします。
  A7:A8に「パソコン」、B7:B8に「プリンタ」と名前を定義できました。
A2セルを選択し、[データ]→[入力規則]を選択します。
- [設定]タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
- 「元の値」の入力欄をクリックし、「=品名」と入力します。
B2セルを選択し、[データ]→[入力規則]を選択します。
- [設定]タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
- 「元の値」の入力欄をクリックし、「=INDIRECT(A2)」と入力します。
- なお、A2セルが空白の状態ですと、『元の値はエラーと判断されます。続けますか?』
  とメッセージがでますが、『はい』をクリックして進みます。
A2セルの選択によって、B2セルのリストが切り替わります。

A2セルでパソコンを選択 A2セルでプリンタを選択

リスト範囲を自動でのばす　　　　　　 Topへ

リストにデータを追加/削除した場合に名前を定義した範囲を変更する必要があります。
名前を定義した範囲内のセルを挿入してから、データを入力すると、名前を定義した範囲も自動的に拡張されます。
(名前定義した範囲の下のセルにデータを入力した場合は、名前を定義した範囲外になります。)
1. Sheet2のA1:A3に下記のデータが入力してあります。
2. メニューバーの[挿入]→[名前]→[定義]を選択します。
  - 「名前」に「プリンター」と入力します。
  - 「参照範囲」に『=OFFSET(Sheet2!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A)-1,1)』と入力します。
    　　　または、『=OFFSET($A$2,0,0,SUM((LEN($A$2:$A$100)<>0)*1))』のようにしてもOK。
3. [OK]ボタンをクリックします。
4. Sheet1のA1セルに入力規則を設定します。
  1. Sheet1のA1セルを選択し、[データ]→[入力規則]を選択します。
  2. [設定]タブの「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
    「元の値」の欄に定義した名前「=プリンター」と入力します。
5. [OK]ボタンをクリックします。
【確認】
1. この状態で、A1セルのドロップダウンメニューを開くと、2個の選択肢があります。
2. Sheet2のA4セルに『レーザー(カラー)』　A5セルに『ドットインパクト』と入力します。
3. Sheet1のA1セルのドロップダウンメニューを開くと、4個の選択肢に増えました。
　　以上で、自動的にリストを拡張しているのを確認できました。

日本語入力を自動でオンにする　　　　　　 Topへ

入力するデータが日本語と決まっているとき、セルを選択するとIMEが自動で日本語入力がオンにすることができます。
また、この逆も可能ですし、IMEを無効にすることもできます。
1. セルを選択します。
2. メニューバーの【データ】→【入力規則】を選択します。
3. 【日本語入力】の箇所を、「オン」にします。

重複データの入力を防止する(入力規則)　　　　topへ

入力作業で、重複データかどうかを確認しながら入力するのはちょっと手間がかかります。
入力時に前に入力してあるデータであったらメッセージが表示される方法です。
ただし、コピー&貼り付け　したデータには対処できません。(VBAに頼ることになりそうです)
(操作手順)
1. 重複データの入力を防ぎたいセル範囲を選択します。
2. メニューバーの[データ]→[入力規則]を選択します。
3. 「データの入力規則」ダイアログの[設定]タブで「入力値の種類」で[ユーザー設定]を選択します。
4. [数式(F)]に、「=COUNTIF(セル範囲,アクティブセル)<=1」と入力します。
5. [エラーメッセージ]タブで、処理方法を設定して[OK]ボタンをクリックします。