Excel(エクセル)入門編：第10回　個人票の作成

第10回　個人票の作成

• Excel(エクセル)のファイル『成績処理表.xls』を開いた状態から始めます。
• ツールバーは2段表示にして全てのコマンドボタンが表示された状態で説明しています。
  設定の変更方法はこちら
• 第9回までのサンプルのダウンロードseisk-09.xls

• (練習1)　シートの追加/名前の変更
• (練習2)　別のシートのリストを使って入力する　（入力規則 リスト）
• (練習3)　別のシートからデータを取り出す　（VLOOKUP関数）
• (練習4)　別のシートからデータを転記する　（数式を使う）
• (練習5)　数字の横位置を揃える　（セルの表示形式）

(練習1)　シートの追加/名前の変更

• 成績表ができましたので、「おまけ-2」として、個人票を作成してみましょう。
• Sheet1のデータを参照します。

【操作手順】

1. Sheetが足りませんので、新しいシートを追加します。
   • メニューバーの【挿入】→【ワークシート】を選択すると、『Sheet4』が『Sheet1』の左に追加されます。　
2. Sheet名を変更してわかりやすくしましょう。
   1. 【書式】→【シート】→【名前の変更】を選択します。
      (シート見出しをダブルクリックしても良い、または、右クリックして【名前の変更】を選択しても良い)
   2. シート名が黒く反転した(選択された)状態になりますので、『成績一覧表』とキーボードから入力して、【Enter】キーで確定します。
      これで『Sheet1』が『成績一覧表』に変更されました。
      • (練習)　同様にして、『Sheet4』を『個人票』に、『Sheet3』を『判定表』に変更してみましょう。
        • 下図のようになります。
          
3. シートを移動してみましょう。
   1. シートタブの並びを、左から成績一覧表・個人票・判定表・Sheet2の順にしたいと思います。
      シート見出し『個人票』をドラッグして、「成績一覧表』の右に移動します。
      
   2. (練習)　シート見出しをドラッグして移動して、下図のように配置しましょう。
      

(練習2)　別のシートのリストを使って入力する

• 下図のような個人票を作成します。各セルに文字列を入力して、完成させてください。
  

[A]　リストを使って入力の手間を省く。

1. 名前を定義する
   • 『成績一覧表』シートを表示します。
   • 出席番号のセル範囲B5:B14を選択し、名前ボックスに『出席番号1組』と入力します。
     
2. (練習)　同様に成績表のデータ部分B5:J14には『成績表1組』と名前を付けましょう。

入力規則の設定

1. 『個人票』シートを表示し、C4セルを選択します。
2. メニューバーの【データ】→【入力規則】を選択します。
3. 【データの入力規則】ダイアログの、【設定】タブを選択します。
   • 『入力の種類』で『リスト』を選択。
   • 『元の値』に『=出席番号1組』をキーボードから入力します。
     
4. C4セルでリストからの入力が可能になりました。試しに『1001』を選択してみましょう。
   C4セルに『1001』と入力されます。
   

(練習3)　別のシートからデータを取り出す

【操作手順】

1. 名前を表示するセルC5を選択します。
2. 【Fx】(関数の挿入)ボタンをクリックして、『VLOOKUP』関数を選択します。
   • 【関数の引数】ダイアログで、下図のように設定します。
     • 検索値：$C$4　(検索のキーとなる出席番号は固定した位置ですので、絶対参照とします)
     • 範囲　：成績表1組　(先ほどの練習で付けた名前を利用します)
     • 列番号：2　　（表示する名前は『成績表1組』の2列目のデータですので『2』とします）
     • 検索の型：FALSE　（出席番号は固有の値です、完全に一致する値を検索するので、『FALSE』を使います)
       
3. 国語、算数・・・などのデータを検索するも名前同様『VLOOKUP』 関数を使います。
   1. セルC5を選択し、【コピー】ボタンをクリックします。
   2. 国語の得点欄セルB7を選択します。
   3. 貼り付けボタンの【▼】をクリックして、【形式を選択して貼り付け】を選択します。
   4. 『数式』にチェックを入れて、【OK】ボタンをクリックします。
      
4. B7セルに『名前1』と表示されますが、気にしないで、B7セルのフィルハンドルをドラッグして、H7セルまで数式をコピーします。
   1. B7〜H7セルに『名前1』と表示されます。
   2. B7セルをクリックして、数式バーを見ると　VLOOKUP関数の列指定が『2』ですので、『3』に修正して【Enter】キーを押します。
   3. C7セルの数式は『4』、D7セルは『5』・・・、H7セルは『9』と修正します。
      
5. 数式を修正した後の状態です。
   
6. C4セルをクリックして、プルダウンリストから出席番号を選択すると、各人の成績が表示されます。
   下図は『1007』を選択した例です。
   

(練習4)　別のシートからデータを転記する

• 　個人票シートの「得点」の下の行に平均点を表示したいと思います。

【操作手順】

1. 『個人票』シートのA7セルに『得点』、A8セルに『平均点』と入力します。
2. B8セルを選択し、『=』を入力します。
3. シート見出し『成績一覧表』をクリックして、『成績一覧表』シートを表示します。
   『成績一覧表』シートのD15セルをクリックすると、数式バーに『=成績一覧表!D15』と表示されます。【Enter】キーを押します。
   （数式は、『成績一覧表シートのD15セルの値を入力する』といった意味になります。）
   
4. 画面は『個人票』シートに戻り、B8セルに国語の平均点『58』が表示されます。
   B8セルのフィルハンドルをドラッグして、F8セルまで数式をコピーします。
   
5. セル範囲B8:F8を選択し、【小数点表示桁上げ】ボタンを使って、小数点以下一桁にします。
   セル範囲A7:F8を選択し、【罫線】ボタンを使って、罫線を表示します。
   

(練習5)　数字の横位置を揃える

• 得点と平均点がずれて表示されていますので、揃えたいと思います。

等幅フォントを使う方法

• B8:F8の表示形式は「0.0_ 」となっています。小数点以下一桁で表示し、半角スペースを後ろに追加するようになっています。
  小数点以下が3文字あるので、この3文字を半角スペースで揃えよう・・・という考え方です。
  ただし、小数点や数字はプロポーショナルフォントでは幅が異なるので揃わないので、等幅フォントを使用します。
• 【操作手順】
  1. セル範囲B7:F8を選択します。
  2. 【フォント】ボックスの【▼】ボタンをクリックして、『MS　ゴシック』を選択します。
     
  3. セル範囲B7:F7を選択し、メニューバーの【書式】→【セル】を選択します。
     1. 【表示形式】タブを選択し、『分類』で『ユーザー定義』を選択します。
     2. 『種類』に『0"___"』　　[ 『0』、『"』、『　』(半角スペース）を3個、『"』と入力します]
     3. 【OK】ボタンをクリックします。
        
  4. 数字の表示位置が揃いました。
     ついでに、G7:H7セルを選択して、【中央揃え】ボタンでセンタリングしておきましょう。
     

• (メモ)　文字の横位置を揃えたい場合には等幅フォントを使います。今回は「MS ゴシック」を使いました。

  • フォントにはプロポーショナル フォントと呼ばれる文字の形状によって文字幅の違う種類のものがあります。
    一般的にはフォント名に『P』がついています。
  • プロポーショナルフォントは文字幅が一定でないので、上下に並べた時に文字位置が揃いません。
  • 文字位置を揃えたいときには、『等幅フォント』≒『Pの付いていないフォント』を使ってみましょう。

表示形式だけで揃える方法

• B8:F8の表示形式は「0.0_ 」となっています。小数点以下一桁で表示し、半角スペースを後ろに追加するようになっています。
  表示形式で同じような設定をして揃えようという考え方です。
  表示形式でアンダーバーを使用して、小数点や数字と同じ幅のスペースを後ろに追加します。
  この方法ではフォントはプロポーショナルフォントのままでもOKです。
• 【操作手順】
  1. セル範囲B7:F7を選択し、メニューバーの【書式】→【セル】を選択します。
     1. 【表示形式】タブを選択し、『分類』で『ユーザー定義』を選択します。
     2. 『種類』に『0_._0 』　　[ 『0』(ゼロ)、『_』(アンダーバー)、『.』(ドット)、『_』(アンダーバー)、『0』(ゼロ)、『 』(半角スペース)と入力します]
        • 『_.』(アンダーバー、ドット)で小数点と同じ幅のスペース、『_0』(アンダーバー、ゼロ)で数字と同じ幅のスペースを追加しています。
          そして、最後に『 』(半角スペース)を追加しています。
     3. 【OK】ボタンをクリックします。
     
  2. 数字の表示位置が揃いました。
     ついでに、G7:H7セルを選択して、【中央揃え】ボタンでセンタリングしておきましょう。
     

• 【上書き保存】ボタンをクリックして、ファイルを保存します。
• Excelのタイトルバーの【閉じる】ボタンをクリックして、Excelを終了します。
• 第10回までのサンプルのダウンロードseisk-10.xls
• 次は第11回　グラフの作成
• または第12回　個人票の差し込み印刷

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