よねさんのWordとExcelの小部屋

第12回 個人票の差し込み印刷:Excel入門編


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第12回 個人票の差し込み印刷

基となる個人データ
  1. 新たに「差し込み用」シートを挿入します。
    ここに、差し込み印刷用のデータを作成します。
  2. 1行目にタイトルが来るように、成績一覧表のデータをコピーします。
    成績一覧表の見出し行とデータの B4:J14セルを選択して、[Ctrl]+[C] でコピーします。
  3. 「差し込み用」シートのA1セルを選択して、[Ctrl]+[V] で貼り付けます。
    警告のメッセージが表示されましたが、[OK]をクリックします。
  4. 右下に表示される「貼り付けオプション]をクリックし「値」をクリックします。
  5. 値の貼り付けができました。
    これを差し込み印刷用のデータとします。
差し込み印刷の設定
  1. Wordを起動します。
  2. [差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]→[ラベル]を選択します。
  3. ラベルオプションが表示されます。
    [新しいラベル]ボタンをクリックします。
  4. ラベル名に「個人票-1」と入力し、各サイズは下図のように設定しました。
    [OK]ボタンをクリックします。
  5. 製品番号に作成したラベルが表示されます。
    この「個人票-1」を選択して、[OK]ボタンをクリックします。
  6. A4用紙にラベルが4枚表示されました。
  7. ラベルに表示する出席番号や名前、各教科の得点を表示する表を作成します。
  8. [差し込み文書]タブの[宛先の選択]→[既存のリストを使用]を選択します。
  9. この時点では、Excelのファイル「成績処理表」は閉じておきます。
    差し込み印刷用のデータがある「成績処理表」を選択して、[開く]ボタンをクリックします。
  10. 「先頭行をタイトル行として使用する]にチェックが入っているのを確認します。
    差し込み印刷用のデータがあるシート「差し込み用」を選択します。
    [OK]ボタンをクリックします。
    (名前の後ろに$が付いているのがシート名のようです。)
  11. ラベルの出席番号を表示する場所にカーソルを表示します。
    [差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]→[出席番号]を選択します。
  12. 出席番号のフィールドが挿入できました。
  13. 名前、国語〜評価の各フィールドもそれぞれの箇所に挿入します。
  14. [さ食見文書]タブの[複数ラベルに反映]をクリックします。
  15. 他のラベルにも同様に文字やフィールドが挿入されました。
  16. [差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]をクリックして ON にすると、各ラベルにデータが差し込まれます。
  17. 各ラベルにデータが差し込まれました。
  18. Wordの文書を「差し込み印刷の練習」というファイル名で「練習」フォルダーに保存しました。
印刷
  1. [差し込み文書]タブの[完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択します。
  2. プリンタに差し込み ダイアログボックスで印刷する範囲を設定します。
  3. プリンタで印刷されます。
    3枚目の印刷イメージです。すべてのデータが印刷されるのが確認できました。

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