第12回　個人票の差し込み印刷:Excel入門編

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第12回　個人票の差し込み印刷

Word(ワード)の差し込み印刷(ラベル印刷)機能を利用して、個人票を印刷します。
差し込み印刷の詳細な使い方は　差し込み印刷・はがき/封筒の共通メニューからご覧ください。

基となる個人データ

Excelで作成した成績一覧表シートを利用します。

新たに「差し込み用」シートを挿入します。
ここに、差し込み印刷用のデータを作成します。
1行目にタイトルが来るように、成績一覧表のデータをコピーします。
成績一覧表の見出し行とデータの B4:J14セルを選択して、[Ctrl]+[C] でコピーします。
「差し込み用」シートのA1セルを選択して、[Ctrl]+[V] で貼り付けます。
警告のメッセージが表示されましたが、[OK]をクリックします。
右下に表示される「貼り付けオプション]をクリックし「値」をクリックします。
値の貼り付けができました。
これを差し込み印刷用のデータとします。

差し込み印刷の設定

Wordを起動します。
[差し込み文書]タブの[差し込み印刷の開始]→[ラベル]を選択します。
ラベルオプションが表示されます。
[新しいラベル]ボタンをクリックします。
ラベル名に「個人票-1」と入力し、各サイズは下図のように設定しました。
[OK]ボタンをクリックします。
製品番号に作成したラベルが表示されます。
この「個人票-1」を選択して、[OK]ボタンをクリックします。
A4用紙にラベルが4枚表示されました。
ラベルに表示する出席番号や名前、各教科の得点を表示する表を作成します。
[差し込み文書]タブの[宛先の選択]→[既存のリストを使用]を選択します。
この時点では、Excelのファイル「成績処理表」は閉じておきます。
差し込み印刷用のデータがある「成績処理表」を選択して、[開く]ボタンをクリックします。
「先頭行をタイトル行として使用する]にチェックが入っているのを確認します。
差し込み印刷用のデータがあるシート「差し込み用」を選択します。
[OK]ボタンをクリックします。
(名前の後ろに$が付いているのがシート名のようです。)
ラベルの出席番号を表示する場所にカーソルを表示します。
[差し込み文書]タブの[差し込みフィールドの挿入]→[出席番号]を選択します。
出席番号のフィールドが挿入できました。
名前、国語～評価の各フィールドもそれぞれの箇所に挿入します。
[さ食見文書]タブの[複数ラベルに反映]をクリックします。
他のラベルにも同様に文字やフィールドが挿入されました。
[差し込み文書]タブの[結果のプレビュー]をクリックして ON にすると、各ラベルにデータが差し込まれます。
各ラベルにデータが差し込まれました。
Wordの文書を「差し込み印刷の練習」というファイル名で「練習」フォルダーに保存しました。