Excel2007(エクセル2007)基本講座：データの抽出(フィルタ　オプションの設定)

• フィルタオプションの設定ではオートフィルタでできない詳細な検索が可能になります。
  Excel2003までの「フィルタオプションの設定」は、Excel2007では「詳細設定」に変わっています。
• オートフィルタの使い方はExcel2007(エクセル2007)基本講座:オートフィルタの使い方をご覧ください。

このページで使用したデータ　(以下、『データ表』とします)

• このページでは次のデータ表を使って説明します。エクセルへエクスポートして利用できます。

	B	C	D	E	F	G	H
2	伝票��	日付	担当者	型番	単価	数量	売上金額
3	1001	2006/1/1	岡田	A-001B	5,000	15	75,000
4	1002	2006/1/1	上村	A-001W	5,000	22	110,000
5	1003	2006/1/1	相沢	C-105W	8,000	14	112,000
6	1004	2006/2/1	井上	B-022B	6,000	24	144,000
7	1005	2006/2/1	相沢	A-001B	5,000	15	75,000
8	1006	2006/2/1	岡田	A-001W	5,000	12	60,000
9	1007	2006/3/1	上村	B-022B	6,000	13	78,000
10	1008	2006/3/1	岡田	C-105B	8,000	12	96,000
11	1009	2006/3/1	相沢	A-001W	5,000	16	80,000
12	1010	2006/4/1	上村	B-033W	7,000	14	98,000
13	1011	2006/4/1	相沢	C-105B	8,000	24	192,000
14	1012	2006/4/1	岡田	B-033W	7,000	22	154,000
15	1013	2006/5/1	井上	A-001B	5,000	13	65,000
16	1014	2006/5/1	上村	C-105W	8,000	23	184,000
17	1015	2006/5/1	井上	B-033W	7,000	14	98,000
18	1016	2006/6/1	岡田	C-105B	8,000	18	144,000
19	1017	2006/6/1	相沢	B-022B	6,000	19	114,000

フィルタオプションの設定（詳細な条件設定での抽出）　　　　Topへ
　　　データ表には見出し行が必要です。

• オートフィルタの条件設定では2条件までです。それ以上の条件のときはフィルタオプションの設定を使います。
• 抽出したデータを他のセルやシートに書き出す場合にも便利です。
  (別シートへ書き出す時は、別シートがアクティブな状態で実行しなければなりません)

• 【問題】データ表から「担当者」が『井上』または『上村』のデータをL2セル以降に抽出しなさい。

• 【解答例】
  1. データ範囲の外側に抽出条件を入力します。
     • J2:J4に条件を入力します。
       • 項目と条件を表にしたものが、設定条件となります。
       • OR条件ですので、J3に「井上」、J4に「上村」と行を変えて入力します。
         
  2. [データ]タブの[並べ替えとフィルタ]グループにある[詳細設定]を実行します。
     
  3. 「フィルタオプションの設定」ダイアログが表示されます。
     • リスト範囲にデータ表のセル範囲　『B2:H19』
     • 検索条件範囲に『J2:J4』　を入れます。
     • 指定した範囲にチェックを入れて、抽出範囲に『L2』とします。
     (ダイアログでは絶対参照になります）
     
  4. データが抽出されました。
     

AND条件，OR条件の書き方

• 検索条件は同一行はAND条件での検索になります。
  • 担当者が「岡田」かつ　売上金額が10万以上のデータを抽出したい場合
  • 下のように、同一行に条件を並べます。
    
    
• 異なる行とはOR条件での検索になります。
  • 担当者が「岡田」　かつ　売上金額が10万以上　
    または　「井上」　かつ　売上金額が10万以上　のデータを抽出したい場合
  • 下のように、別の行に条件を並べます。
    
    
• 【注意：抽出条件の書き方】
  • エクセル2007の場合前方一致で抽出されます。(Excel2002だけは完全一致で抽出されます)
    
    と書けば、「岡田*」と同じ結果になります。
  • 指定した文字列に完全に一致するアイテムだけを検索するには、次に示す数式を入力します。
    • ="=文字列" :[文字列]に検索する文字列を入力します。
      
• DSUM関数などデータベース関数の検索条件の設定方法と同じです。
• ワイルドカードを使用できます。

条件設定に数式を使う方法

• 【ポイント】条件式を入力するセルの上には空白セルが必要です
• 担当者が「岡田」かつ　売上金額が10万以上のデータを抽出したい場合の例です。
• 【例】
  • 条件を数式で入力します。データリストの一番上のデータ行のセル番地(例の場合は3行目)を使います。
    J3セルに　=AND(D3="岡田",H3>=100000)　とします。
  • 検索条件範囲には上の空白セルを含めて、「J2:J3」とします。(ダイアログでは絶対参照となります。)
  • 以下のような結果になります。
    

データ抽出の条件設定がバージョンによって異なる　(Excel 2002とそれ以外の場合の注意点)

• 文字列の検索を行うと、部分一致で検索されます(Excel2002は完全一致で検索されます)
  • 検索条件(Criteria)として文字列を入力すると、その文字列ではじまるアイテムがすべて検索されます。
  • たとえば、検索条件として「岡」と入力すると、"岡本"、"岡田"、"岡崎" などが検索されます。
• 指定した文字列に完全に一致するアイテムだけを検索するには、次に示す数式を入力します。
  • ="=文字列" :[文字列]に検索する文字列を入力します。
  • (参考) http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;402757

空白セル/空白でないセルの抽出条件の書き方

• 空白セルを抽出したいときは　="="
• 空白でないセルの時は　="<>"

フィルタオプションで別シートへの抽出/重複データの削除　　　Topへ

• フィルタオプションを使って、別シートに重複しないデータを抽出する方法です。
  • 同一シート内で、いくつかの項目(列見出し)での重複を条件とする場合は次の項で記述してある[重複の削除]を利用します。
• 別のシートに抽出する場合には、抽出先をアクティブにした状態で操作します。

• 【問題】Sheet1の住所録で重複した5，7行目を除いて、Sheet2へ抽出します。
  

  	B	C	D
  2	氏名	住所	電話番号
  3	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234
  4	井上次郎	鹿児島市易居町	223-2233
  5	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234
  6	上田浩一	鹿児島市名山町	334-3344
  7	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234

• 【解答例】
  

  	B	C	D
  2	氏名	住所	電話番号
  3	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234
  4	井上次郎	鹿児島市易居町	223-2233
  5	上田浩一	鹿児島市名山町	334-3344

  • 【操作手順】

    1. Sheet2を表示し、A1セルを選択します。
       (ポイント：別のシートに抽出する場合には、抽出先をアクティブにした状態で操作します。）
    2. [データ]タブの[並べ替えとフィルタ]グループにある[詳細設定]を実行します。
       
       
       • (注1)　この時複数のセルを選択した状態ですと警告メッセージが表示されます。
         　　　　　一つのセルを選択した状態だと、警告は表示されません。
         
       • (注2)　また下記の「列見出しを含むリスト・・・」の警告が表示されることもあります。
         　　この時は、気にせず「OK」をクリックすると先に進めます。
         
    3. 【フィルタオプションの設定】ダイアログで設定をします。
       • リスト範囲　：　Sheet1!$B$2:$D$7
       • 抽出先の『指定した範囲』にチェックを入れます。
       • 抽出範囲　：　Sheet2!$B$2　とします。
       • 『重複するレコードは無視する』にチェックを入れます。
       • [OK]ボタンをクリックします。
         
    4. Sheet2に重複していないデータが抽出されました。
       

同一リスト内での重複データの削除　　　　Topへ

• フィルタオプションの設定とは別に、Excel2007では「重複の削除」コマンドが追加されました。(Excel2007の新機能)
• 【操作手順】
  1. データリスト内のセルを選択します。
     
  2. [データ]タブの[データツール]グループにある[重複の削除]を実行します。
     
  3. [重複の削除]ダイアログで設定をします。
     • 先頭行は列の見出しなので「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れました。
     • 重複の判定は全ての列の値が同じものとするので、全ての列見出しにチェックを入れました。
     • [OK]ボタンをクリックします。
     
  4. 処理の結果が表示されますので[OK]をクリックします。
     
  5. 重複データが削除されました。
     
  6. なお、意図するものと違っていた場合は、クイックツールバーの[元に戻す]を実行して、「重複の削除」を取り消すことができます。
     

フィルタオプションの設定で特定の項目(列)を抽出する　　　　Topへ

• 上記ではデータ表の全項目を抽出しましたが、特定の項目(列)のデータを抽出できます。
• 【例】B2:D7のデータから重複しないデータの氏名と電話番号をB9:C9以降に抽出します。
• 【操作手順】
  1. 抽出する項目をあらかじめ抽出先に入力しておきます。
     この例では B9セルに『氏名』、C9セルに『電話番号』と項目を入力しています。
  2. 【データ】→【フィルタ】→【フィルタオプションの設定】を選択します。
     • リスト範囲　：　B2:D7 (項目行を含めてデータ範囲を指定します)
     • 『指定した範囲』にチェックを入れます。
     • 抽出範囲に抽出したい項目が入力されている『$B$9:$C$9』とします。
     • 『重複するレコードは無視する』にチェックを入れます。
     • 【OK】ボタンをクリックします。
       
  3. B10:C12にデータが抽出されました。
     

     	B	C	D
     2	氏名	住所	電話番号
     3	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234
     4	井上次郎	鹿児島市易居町	223-2233
     5	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234
     6	上田浩一	鹿児島市名山町	334-3344
     7	会田一郎	鹿児島市山下町	123-1234
     8
     9	氏名	電話番号
     10	会田一郎	123-1234
     11	井上次郎	223-2233
     12	上田浩一	334-3344