よねさんのWordとExcelの小部屋｜Word(ワード)講座 応用編：目次｜ラベル印刷
- Excelで作成した住所録から、ワードでラベル用紙へ印刷を行う方法を説明します。
- エクセル、ワードともバージョンは2002を使用して説明します。
完成例
- A4サイズの用紙に宛名ラベルを作成した例です。
- Excelで郵便番号、住所、名前を入力したシートを作成します。
- 1行目には列見出しを作成し、データは2行目以降に1件/1行づつ作成します。
- B列の郵便番号は文字列で入力しています。「890-0054」のように「-」ハイフン付きで入力しています。
数値で入力してセルの表示形式で表示のみを変えていると差込印刷時に数値が表示されますので注意してください。
- Wordを起動します。
- [ツール]→[はがきと差し込み印刷]→[差し込み印刷ウィザード]を選択します。
- 「差し込み印刷」の作業ウィンドウが表示されるので、「文書の種類を選択」で『ラベル』にチェックを入れ、[次へ:雛形の選択]をクリックします。
- ひな形の選択で『文書レイアウトの変更』にチェックを入れ、『ラベル オプション』を選択します。
-
市販の製品であらかじめWordに登録されている場合
- ラベル製品名と製品番号を選択します。
-
Wordに製品が登録されていない場合、自分でオリジナルのサイズを設定したい場合
- [新しいラベル]をクリックします。
- 『ラベル名』にラベル用紙の名前を入力します。
各サイズを使用する用紙にあわせて設定します。(市販のラベル用紙なら袋の裏面に記載されています)
- Wordの文書に設定したラベルの書式が表示されます。
- 「差し込み印刷」作業ウィンドウは手順2/6のままですので、下の[次へ：宛先の選択]を選択します。
- 「既存のリストを使用」にチェックが入っているのを確認し、[参照]をクリックして、Excelで作成した住所録ファイルを開きます。
- 「データファイル形式の確認」で「OLE DB データベース ファイル」を選択して、[OK]ボタンをクリックします。
- 「表の選択」で住所録を作成してあるシートを選択します。(例では：Sheet1)
「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っているのを確認して、[OK]ボタンをクリックします。
- 住所録のデータが表示され、データの抽出や並べ替えることができます。
今回はそのまま[OK]ボタンをクリックします。
- 文書に「<<Next Record>>」と表示されます。
- 「差し込み印刷」作業ウィンドウは手順3/6のままですので、下の[次へ：ラベルの配置]を選択します。
- 「ラベルの配置」で[差し込みフィールドの挿入]をクリックします。
- ラベルへ挿入するフィールドを選択して[挿入]ボタンをクリックします。
例では、郵便番号、住所、名前を順番に選択して挿入します。
- 文書には<<郵便番号>>・・・と入力されます。
- 各フィールドの配置と文字を入力して配置を整えます。
- [すべてのラベルの更新]ボタンをクリックして、他のラベルにも同じ書式を設定します。
- 他のラベルも同じ書式になります。
- [次へ：ラベルのプレビュー表示]をクリックします。
- Excelの住所録ファイルのデータが差し込まれたのが確認できます。
- [次へ：差し込み印刷の完了]をクリックします。
- 「印刷」をクリックすると、「プリンタに差し込み」ダイアログが表示されます。
印刷範囲を設定し、[OK]ボタンをクリックすると、印刷のダイアログへ進みます。
差し込み印刷ツールバーから印刷する
- ファイル→印刷では1ページしか印刷されません。
- 1枚に収まらないデータは[プリンタへ差し込み]ボタンから印刷すれば、複数枚で印刷できます。
- 一旦、操作が終了した後で書式等を変更したい時の操作例です。
- 変更したいフィールド及び文字列を選択します。
- フォントとフォントサイズを書式設定ツールバーで変更します。
- [表示]→[ツールバー]→[差し込み印刷]を選択して、差し込み印刷ツールバーを表示します。
（作業ウィンドウを表示してそこで操作をしてもいいのですが、ウィザードを行ったり来たりするのがちょっと面倒です。）
- [複数ラベルに反映]ボタンをクリックします。
全てのラベルへ変更した書式が反映されます。
- 表示がフィールド名になったら、[差し込んだデータの表示]ボタンをクリックすると、データが表示されます。
- 表示するレコード(データ)は下図のボタンで変更できます。
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