Word(ワード)講座 応用編：文書中への差し込み印刷

• Excelで作成したデータを、ワードの文書中に差し込んで印刷を行う方法を説明します。
• エクセル、ワードともバージョンは2002を使用して説明します。

差し込み印刷　　　topへ

• 元になる文書は下のようなもので宛先と日付を差し込みます。
  
• 差し込むデータはExcelファイルとしました。
  

操作手順　　　topへ

• ここではWord2002を使用しています。
• [ツール]→[オプション]の全般タブにある『文書を開く時にファイル形式を確認する』はOFFの状態です。

1. 【表示】→【ツールバー】→【差し込み印刷】を選択し、ツールバーを表示します。
2. 【データソースを開く】ボタンをクリックし、データファイル(Excelファイル)を指定します。
   
   
3. データのあるシートを指定します。
   「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れました。(データシートに合わせます)
   
4. 氏名を差し込むを選択し、カーソルを表示します。
5. 「差し込み印刷フィールドの挿入」ボタンをクリックし、フィールド「氏名」を選択します。
   
6. 日付も同様に挿入します。
   ところが、日付の書式が「11/12/2005」となっており、ちょっと気に入りません。
   
7. 表示された日付を右クリックし、「フィールドコードの表示/非表示」を選択します。
   
8. 表示されたコードに日付の表示形式を入力し、下のように設定します。
   
9. 「差し込んだデータの表示」を選択し、データを切り替えて確認します。
   氏名と日付がExcelファイルのデータに応じて変化します。
   
10. 印刷は[プリンタに差し込み]ボタンをクリックし、レコードNoを指定して実行します。
    

桁区切り・全角で数値を表示する

• 桁区切りと全角での表示例です。
• フィールドコード
  
• 数値の表示例
  
• 元のExcelデータ
  

ツール→オプションの設定によって異なる部分

• [ツール]→[オプション]の全般タブにある『文書を開く時にファイル形式を確認する』をONにした場合、上記説明の「3」のところが以下のようになります。
  • 『データファイル形式の確認』が表示されます。
    「Microsoft ExcelワークシートDDE(*.xls)」を選択します。
    
  • 『範囲名またはセル範囲』の設定画面が出ますが、列見出しを設定している場合はそのまま[OK]とします。
    

参考資料

• [WD2003] Word 2002 または Word 2003 で Access または Excel データ ソースを使用すると、日付、電話番号、および通貨フィールドが正しく差し込まれない
  http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;304387
• Word で数値が正しく差し込み印刷されない
  http://office.microsoft.com/ja-jp/assistance/HA011164951041.aspx
• [WD2002] [差し込み印刷の宛先] をクリックすると Word が予期せず終了する
  http://support.microsoft.com/kb/286859/ja

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