Word2007(ワード2007)実用編：はがき印刷(宛名印刷)

Word2007でのはがき印刷(あて名書き)の手順について記載してみます。
このページではExcelで作成した住所録を使用する方法を説明しています。
Word2002での操作手順はWord(ワード)応用編：目次からリンクしています。

はがき印刷用宛先データの作成例　　　topへ

入力用のシートで住所録を作成しておき、印刷する宛先データを印刷用シートに抽出して利用する例です。
抽出が必要でない場合は、印刷用シートのみを作成します。

Excelで下記のようなデータを作成して保存しておきます。(Excel:実用編　住所録の作成例で説明しています)
- 一行目にはフィールド名を設定しておきます。
- シート名は「入力用」としています。
- 郵便番号のデータは「-」付きの文字列です。「892-0001」とそのまま入力しています。
チェック欄(A列)にチェックのついたデータを印刷用として、シート「印刷用」に抽出して差し込み用データとします。
抽出はVBA(マクロ)でAdvanced Filterを利用しています。(Excel VBA入門編：フィルタオプション(AdvancedFilter)でのデータ抽出で説明しています。)
- シート名は「印刷用」としています。
- 抽出条件は「入力用」シートのM1:M2セルに設定しました。
- 抽出用に使用したコード
  Sub Adfilter10()
  　　Dim dRng As Range, eRng As Range, cRng As Range
  　　　　Set dRng = Worksheets("入力用").Range("A1").CurrentRegion 'データリスト
  　　　　Set cRng = Worksheets("入力用").Range("M1:M2") '条件範囲
  　　　　Set eRng = Worksheets("印刷用").Range("A1") '抽出先
  　　　　　　eRng.CurrentRegion.ClearContents
  　　　　　　　　dRng.AdvancedFilter _
  　　　　　　　　Action:=xlFilterCopy, _
  　　　　　　　　CriteriaRange:=cRng, _
  　　　　　　　　CopyToRange:=eRng, _
  　　　　　　　　Unique:=False
  End Sub

はがき印刷(あて名書き)の操作手順　　　topへ

[差し込み文書]タブの[作成]グループにある[はがき印刷]を実行します。
「宛名面の作成」ボタンをクリックします。
- はがき印刷ウィザードが起動しない場合はMicrosoftのサイトをご覧ください。
  - Word 2007 ではがき宛名印刷ウィザードが起動しない
    http://support.microsoft.com/kb/945559/ja
Word2007が「互換モード」で開かれ、「はがき宛名印刷ウィザード」が開始されます。[次へ]ボタンをクリックします。
はがきの種類を選択します。「年賀/暑中見舞い」にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。
縦書き/横書きを指定します。「縦書き」にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。
フォントを指定します。「HGP行書体」を選択しました。「次へ」をクリックします。
差出人の住所等を入力します。「次へ」をクリックします。
差し込み印刷用データを指定します。
あらかじめ作成している住所録を利用しますので、「他の住所録ファイルを差し込む」にチェックを入れ、[参照]ボタンをクリックします。
- あらかじめ作成した住所録はマクロを含んだExcelファイルなので「すべてのファイル」で表示して選択します。
  例では、「住所録の作成例.xlsm」を指定しました。
はがき宛名印刷ウィザードの終了画面が表示されるので、[完了]ボタンをクリックします。
テーブルの選択で、印刷する「印刷用」シートを指定します。
Excelデータの列見出しをWordで上手に判別できませんでしたので、表示がおかしくなりました。
フィールドを対応させる必要がでてきました。
[差し込み文書]タブの[文章入力とフィールドの挿入]グループにある[フィールドの対応]を実行します。
- 「名」は該当するデータが住所録に無いので「（対応なし）」としました。
- 「住所1」は「住所（宛名用）」を指定しました。
レコードで各データの表示を確認します。
[差し込み文書]タブの[完了]グループにある[完了と差し込み]→[文書の印刷]を実行します。
プリンタで印刷するデータ範囲を指定します。[OK]ボタンをクリックすると印刷の設定へ進みます。